Politique de protection des renseignements personnels

Puisque Soli-Can Lac-Saint-Jean Est est un organisme qui offre des services et des soins à sa clientèle et souhaite recueillir des fonds en mobilisant la communauté afin de continuer à offrir, sans frais, des soins palliatifs et des services d’accompagnement aux personnes atteintes, à leurs proches et aux personnes endeuillées, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements personnels aux fins de la prestation de nos services en matière de services professionnels en accompagnement, de soins palliatifs et de fin de vie, de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements, des tirages et des loteries et d’information sur nos services et soins offerts, la confidentialité est une préoccupation des plus importantes pour nous.

Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels a pour but de mieux comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En acceptant de nous fournir des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Internet, en remplissant un formulaire de don, d’achat et/ou de participation à un événement par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, et vous autorisez Soli-Can, leurs tiers et leurs fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers auxquels il est possible d’accéder si vous cliquez sur des liens qui se trouvent sur notre site Internet. Soli-Can n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Internet de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :

• Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone;
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
• Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
• Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel;
• Des renseignements qui nous sont fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou l’orientation sexuelle, etc.);
• Des renseignements comme votre politique de dons et investissements communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires, et ce, envers quoi ils sont dédiés s’il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation et ce processus;
• Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants âgées de moins de quatorze (14) ans. Si vous êtes un mineur de moins de quatorze (14) ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.

Vous nous partagez vos informations personnelles, comme suit :

• Lors de votre inscription à des événements, des ateliers, des conférences, des formations et des infolettres;
• Lors de votre inscription à des activités de financement;
• Lorsque vous faites un don, quelle que soit la forme de votre don;
• Lors de votre inscription comme bénévole;

Nous pourrions utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
• Afin de faciliter l’utilisation de notre site Internet et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de notre site Internet est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
• À des fins de marketing et de développement philanthropique.
• Pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations.
• À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de notre clientèle en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres.
• À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle postule.
• Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées endroit;
• Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales, réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.
• Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y a lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires);
• Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation, nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert issu d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

Soli-Can est organisme à but non lucratif dûment incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance, par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons ne peuvent être traités que par Soli-Can. Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

• Nous utilisons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lequel ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
• Des bénévoles pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Internet, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions;
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
• L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses contenus et des offres.
• Lorsque vous visitez notre site Internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site Internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire.

Pour les dossiers concernant les donateurs et donateurs potentiels, il est convenu que le dossier doit être détruit après dix (10) ans de la date de son dernier don ou son dernier consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels, la date la plus récente ayant préséance.

Soli-Can utilise des bases de données afin de gérer, maintenir et entretenir l’ensemble des relations et des interactions des organismes avec leurs clients, leurs donateurs et leurs partenaires actuels et potentiels.

Pour des raisons légales et fiscales, des documents et des renseignements personnels peuvent également être conservés dans le local à accès restreint dédié aux archives.

Soli-Can ne transfère ni ne transige aucune de ses données, qu’elles soient confidentielles ou non, à l’extérieur de la province du Québec.

Nous suivons les normes les plus rigoureuses et généralement recommandées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements soient connus.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez.

S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Une personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons;
• Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• Rectification: le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
• Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle);
• Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), province dans laquelle nous sommes situés ou dans laquelle une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels administration@solican.ca, par téléphone au 418.662.8306 ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Marie-Lyne Fortin, directrice générale

Responsable de la protection des renseignements personnels

1540 boul. Auger O

Alma(Québec) G8C1H8

Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Internet et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Internet afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente politique est en vigueur depuis le 18 avril 2023 a été mise à jour pour la dernière fois le 18 avril 2023.

Procédure de gestion des dossiers cliniques

Procédure de gestion des plaintes